Definition
Die Dokumentenfreigabe ist ein geregelter Genehmigungsprozess innerhalb einer QM-Software, bei dem erstellte oder überarbeitete Dokumente – etwa Arbeitsanweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder Prüfpläne – von autorisierten Personen geprüft und offiziell freigegeben werden, bevor sie für Mitarbeiter verbindlich gültig sind. Erst nach erfolgter Freigabe gilt ein Dokument als gültige Version im Qualitätsmanagementsystem. Der gesamte Vorgang wird revisionssicher protokolliert und ist damit jederzeit nachvollziehbar.
Warum Dokumentenfreigabe wichtig ist
Normen wie ISO 9001 oder ISO 13485 schreiben ausdrücklich vor, dass Dokumente vor ihrer Verwendung geprüft und freigegeben sein müssen. Eine QM-Software bildet diesen Freigabeprozess digital ab: Zuständigkeiten sind klar definiert, Freigaben werden mit Zeitstempel und Benutzeridentität gespeichert, und veraltete Versionen werden automatisch als ungültig gekennzeichnet. Das verhindert, dass Mitarbeiter nach überholten Vorgaben arbeiten – ein häufiger Auslöser für Abweichungen und Auditbefunde. Für Ihr Unternehmen bedeutet das weniger manuelle Koordination, mehr Rechtssicherheit und eine lückenlose Dokumentation, die bei externen Audits sofort vorgelegt werden kann.
Beispiel
Ein Unternehmen der Medizintechnik überarbeitet seine Reinraumanweisung nach einer internen Abweichung. Der zuständige Qualitätsmanager erstellt die neue Version direkt in der QM-Software und löst einen definierten Freigabe-Workflow aus: Zunächst prüft der Abteilungsleiter den Inhalt und gibt sein digitales Einverständnis, anschließend genehmigt der QMB die Freigabe. Sobald beide Schritte abgeschlossen sind, wird die neue Version automatisch als gültig markiert, die Vorgängerversion als „abgelöst" archiviert und alle betroffenen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, dass sie die aktualisierte Anweisung zur Kenntnis nehmen müssen – inklusive Lesebestätigung.
Verwandte Begriffe
- Dokumentenlenkung
- Versionierung
- Freigabe-Workflow
- Revisionshistorie
- Zugriffsrechte