Definition
Versionskontrolle bezeichnet in einer QM-Software die systematische Verwaltung und Nachverfolgung aller Änderungen an Dokumenten, Prozessbeschreibungen und Formularen. Jede überarbeitete Fassung eines Dokuments erhält eine eindeutige Versionsnummer, während frühere Stände archiviert und jederzeit nachvollziehbar bleiben. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, welche Version aktuell gültig ist – und wer was wann geändert hat.
Warum Versionskontrolle wichtig ist
In einem auditierten QM-System ist lückenlose Dokumentationspflicht keine Option, sondern Anforderung. Normen wie ISO 9001 oder ISO 13485 verlangen ausdrücklich, dass gelenkte Dokumente in ihrer jeweils aktuellen Version vorliegen und veraltete Fassungen nicht unbeabsichtigt verwendet werden. Eine integrierte Versionskontrolle in Ihrer QM-Software schützt Sie vor genau diesem Risiko: Mitarbeiter greifen automatisch auf die freigegebene, aktuelle Version zu, während ältere Revisionen sicher archiviert bleiben. Das spart Ihnen im Audit wertvolle Zeit und verhindert Nonkonformitäten, die durch das versehentliche Arbeiten mit veralteten Verfahrensanweisungen entstehen.
Beispiel
Ein Unternehmen aktualisiert seine Arbeitsanweisung zur Wareneingangsprüfung, weil ein neuer Lieferant andere Prüfkriterien erfordert. In der QM-Software wird die bestehende Version 2.1 zur Überarbeitung freigegeben. Nach der Änderung durchläuft das Dokument einen definierten Freigabeworkflow – Fachbereich prüft, Qualitätsmanager genehmigt. Die neue Version 2.2 wird automatisch als gültig markiert und allen betroffenen Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht. Version 2.1 bleibt im Archiv erhalten und ist bei Bedarf – etwa für eine rückwirkende Auditbetrachtung – mit einem Klick abrufbar. Kein Ausdrucken, kein manuelles Stempeln, keine Unsicherheit darüber, was gerade gilt.
Verwandte Begriffe
- Dokumentenlenkung
- Freigabeworkflow
- Revisionshistorie
- Änderungsmanagement
- Auditfähigkeit