Definition
Ein Freigabe-Workflow in einer QM-Software ist ein definierter, softwaregestützter Prozess, der festlegt, welche Personen ein Dokument, eine Änderung oder einen Datensatz in welcher Reihenfolge prüfen und freigeben müssen, bevor dieser als gültig gilt. Er stellt sicher, dass Freigaben nachvollziehbar, revisionssicher und normkonform erfolgen – ohne manuelle Weiterleitungen per E-Mail oder Papier. Die Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und Fristen werden dabei direkt in der Software hinterlegt.
Warum Freigabe-Workflow wichtig ist
Normen wie ISO 9001 oder ISO 13485 fordern den Nachweis, dass Dokumente und Änderungen vor ihrer Anwendung geprüft und autorisiert wurden. Ein Freigabe-Workflow in der QM-Software erfüllt genau diese Anforderung: Jeder Schritt wird mit Zeitstempel, Benutzerkennung und Kommentar protokolliert. Das schützt Sie im Audit vor Rückfragen und verhindert gleichzeitig, dass veraltete oder ungeprüfte Versionen in den Betrieb gelangen. Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen schafft ein strukturierter Workflow Verbindlichkeit – unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden im Büro oder im Homeoffice arbeiten.
Beispiel
Ein Maschinenbauer aktualisiert eine Arbeitsanweisung für einen Fertigungsprozess. In der QM-Software wird nach dem Speichern der neuen Version automatisch ein Freigabe-Workflow gestartet: Zuerst prüft der zuständige Abteilungsleiter das Dokument und hinterlegt seine digitale Unterschrift. Anschließend erhält der Qualitätsmanager eine Aufgabenbenachrichtigung, sichtet die Änderungen und gibt das Dokument final frei. Erst danach wechselt der Status auf „Gültig" und das Dokument wird für alle berechtigten Mitarbeitenden sichtbar. Die gesamte Kette – Entwurf, Prüfung, Freigabe – ist lückenlos im System dokumentiert und jederzeit abrufbar.