Definition
Eine Verfahrensanweisung ist ein normiertes QM-Dokument, das einen wiederkehrenden Ablauf oder Prozess in einem Unternehmen verbindlich beschreibt – inklusive Zuständigkeiten, Reihenfolge der Schritte und einzuhaltender Vorgaben. In einer QM-Software wird sie als strukturiertes, versioniertes Dokument verwaltet, das gezielt an betroffene Mitarbeiter verteilt, freigegeben und auf Aktualität geprüft werden kann. Sie bildet damit das Bindeglied zwischen der übergeordneten Qualitätspolitik und der konkreten Arbeitsebene.
Warum Verfahrensanweisung wichtig ist
Ohne eine zentrale Verwaltung von Verfahrensanweisungen entstehen schnell veraltete Ausdrucke im Umlauf, unklare Zuständigkeiten bei Änderungen und fehlende Nachweise für Auditoren. Eine QM-Software löst genau dieses Problem: Sie stellt sicher, dass stets nur die aktuell freigegebene Version zugänglich ist, dokumentiert jeden Änderungsstand lückenlos und macht den Freigabeprozess – inklusive Unterschriften und Kenntnisnahmebestätigungen – vollständig nachvollziehbar. Gerade für Unternehmen, die nach ISO 9001 oder ISO 13485 zertifiziert sind oder eine Zertifizierung anstreben, ist die revisionssichere Verwaltung von Verfahrensanweisungen eine zentrale Anforderung.
Beispiel
Ein Medizintechnikunternehmen pflegt in seiner QM-Software eine Verfahrensanweisung zur Eingangswarenprüfung. Wird ein Prüfschritt aufgrund einer neuen Lieferantenanforderung geändert, durchläuft das Dokument automatisch den hinterlegten Freigabe-Workflow: Der Qualitätsmanager prüft, die Abteilungsleitung zeichnet ab, die neue Version wird veröffentlicht – und alle betroffenen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Änderung zu bestätigen. Die alte Version wird archiviert und bleibt für Auditzwecke abrufbar, ist aber im operativen Bereich nicht mehr sichtbar.
Verwandte Begriffe
- Arbeitsanweisung
- Dokumentenlenkung
- Freigabe-Workflow
- Revisionshistorie
- Prozessbeschreibung