Definition
Die Benutzerverwaltung in einer QM-Software bezeichnet die zentrale Funktion, mit der Administratoren Benutzerkonten anlegen, bearbeiten und deaktivieren sowie individuelle Zugriffsrechte und Rollen vergeben. Sie steuert, welche Mitarbeiter welche Bereiche des QM-Systems einsehen, bearbeiten oder freigeben dürfen. Damit bildet sie die organisatorische Grundlage für einen geordneten, revisionssicheren Betrieb des gesamten Qualitätsmanagementsystems.
Warum Benutzerverwaltung wichtig ist
In einem QM-System arbeiten typischerweise Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten – vom Qualitätsmanager über den Auditor bis zur Führungskraft, die Dokumente freigibt. Eine sauber konfigurierte Benutzerverwaltung stellt sicher, dass jede Person genau die Informationen und Funktionen erhält, die sie für ihre Aufgabe benötigt – nicht mehr und nicht weniger. Das schützt sensible Qualitätsdaten vor unberechtigtem Zugriff, verhindert versehentliche Änderungen an freigegebenen Dokumenten und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der ISO 9001 an gelenkte Informationen und Verantwortlichkeiten. Für KMUs ist das besonders relevant, weil Rollen dort oft von wenigen Personen besetzt werden und Überschneidungen klar geregelt sein müssen.
Beispiel
Ein mittelständischer Medizintechnikhersteller führt i:solution CAQ ein. Der QM-Leiter richtet in der Benutzerverwaltung drei Rollen ein: „Dokument-Autor" darf Verfahrensanweisungen erstellen und zur Prüfung einreichen, „Prüfer" kann Dokumente kommentieren und zurückweisen, „Freigeber" erteilt die finale Freigabe. Ein Mitarbeiter aus der Produktion erhält ausschließlich Lesezugriff auf die für seinen Bereich relevanten Arbeitsanweisungen. So ist der gesamte Dokumentenlenkungsprozess lückenlos nachvollziehbar – jede Aktion ist einem konkreten Benutzer zugeordnet und im Audit-Trail protokolliert.
Verwandte Begriffe
- Rollenkonzept
- Zugriffsrechte
- Dokumentenlenkung
- Audit-Trail
- Rechteverwaltung