Was ist ein internes Audit nach ISO 9001 und wofür werden diese verfolgt?
Viele Unternehmen setzen auf das Qualitätsmanagement nach der Norm ISO 9001. Solche ein Managementsystem muss dauerhaft gelebt und weiterentwickelt werden. Darunter muss auch sichergestellt sein, dass die Normkonformität des QM-Systems in regelmäßigen Abständen überprüft wird und interne Audits nach Qualitätsmanagement Norm ISO 9001:2015 durchgeführt werden. Nichtkonformitäten müssen behoben und Verbesserungen, sowie deren Potenziale, aufgedeckt und genutzt werden. Hierfür sind ausgebildete interne Auditoren verantwortlich. Diese überprüfen das Managementsystem auf Normkonformität, worunter man die Einhaltung bzw. Nichteinhaltung der Normanforderungen aus der ISO 9001 versteht. Ein internes Audit bezeichnet somit die Selbstüberprüfung eines Managementsystems.
Das Audit wird durchgeführt, um zu prüfen, ob ein bestimmter Ist- Zustand einem geplanten Ziel entspricht. So z.B. ob alle Ist-Zustände eines ISO 9001 Qualitätsmanagement Systems auch tatsächlich den Zielwerten (Normvorgaben) entsprechen, was wesentlich ist, wenn man als Unternehmen nicht Gefahr laufen möchte eine Zertifizierung zu verlieren bzw. diese überhaupt erst zu erreichen.
Wer muss sich mit dem Thema Audit ISO 9001 beschäftigen, wer ist Auditor?
Jedes Unternehmen, welches nach der ISO 9001 ein Qualitätsmanagementsystem einführen und leben möchte, muss dich mit dem Thema Audits beschäftigen. QM Audits sind ein fester Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Diese werden im Unternehmen von speziell geschultem Personal – den Auditoren – durchgeführt. Die internen Auditoren kennen sich nicht nur mit dem Ablauf eines Audit ISO 9001 aus, sondern sind ausgewiesene Experten in der jeweiligen Norm.
Was sind Zielaspekte im internen Audit nach ISO 9001:2015?
Beachten Sie beim Auditieren immer auf die Unternehmensstrategie, indem Sie mit Ihren Unternehmenszielen arbeiten. Oftmals sehen Unternehmen die internen Audits als nervige Pflicht um Anforderungserfüllungen der entsprechenden Regelwerke nachzuweisen. Doch Interne Audits bringen viel mehr mit sich, als eventuelle Zweifel zu überwinden. Auf der anderen Seite können viele Verbesserungen für die Anwendung des Managementsystems erarbeitet werden. Dazu muss während es Audits einfach darauf geachtet werden, dass man sich an die Ziele des Unternehmens anlehnt. Als optimale Hilfestellung dient hier das Auditprogramm.
Wie können Sie ein QM Audit wirkungsvoll und normkonform durchführen?
Begonnen wird das Interne Audit mit einem einführenden Gespräch. Im Folgenden werden die gesammelten Informationen aus der Sichtung der Dokumente mit den Auditteilnehmern anhand von Beispielen geprüft. Möchte man bei dem Audit strategisch sinnvoll einsteigen, kann man dann im Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik fortsetzen. Zum Abschluss wird der Ausstieg z.B. durch die Frage “Was können wir im nächsten Jahr anders/besser umsetzen?“ vorgenommen. Durch die richtige Kommunikation kann man den Erfolg des Audits steigern. Mithilfe offener Fragen können somit beispielsweise besonders wichtige Informationen gesammelt werden. Geschlossenen Fragen sind hingegen nur dann sinnvoll und zielführend, wenn eine Entscheidung getroffen werden soll.
Durchführung der Interne Audits nach Qualitätsmanagement Norm ISO 9001:2015
Planung und Vorbereitung vom QM Audit
Zu jedem Audit wird ein individueller Auditplan erstellt. Dieser kann auch ganz simpel über i:solution im Modul ‚Audits‘ abgebildet werden. Es werden Auditor/en und Co-Auditor/en, mit Expertenwissen zu den zu auditierenden Prozessen, festgelegt. Zudem sollten im Auditplan Informationen zum Auditdatum, der Dauer, dem Ort, dem auditierten Bereich und ein Bezug zu relevanten Normanforderungen vermerkt sein. Die Auditoren und die entsprechenden Prozessverantwortlichen sichten dann zusammen die für das Audit relevanten Dokumente:
Qualitätspolitik, Managementbewertung, Qualitätsziele, Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeits- und Prüfanweisungen, Checklisten, Kennzahlen und viele mehr…
Für das Interne Audit kann dann auch ein Fragenkatalog erstellt werden. Über i:solution haben Sie die Möglichkeit auf hinterlegte Fragenkataloge zur ISO 9001 zurückzugreifen und daraus direkt relevante Fragen in das Audit zu übernehmen.
- Fragen zum Prozess-Umfeld
- Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet)
- Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. ISO 9001 (statisch, immer gleich)
Auditbewertung, Bericht erstellen und Nutzenermittlung
Während des Audits können zu den einzelnen Auditfragen über i:solution sofort Auditnotizen, eingesehene Dokumente, befragte Personen und auch Verbesserungsmaßnahmen eingepflegt werden. Für die Personen, die sich gerne noch händisch Notizen machen, kann der Fragenkatalog alternativ auch ausgedruckt werden und als Dokument dem internen Audit angehangen werden.
Abschließend werden die Auditfragen aus dem Auditkatalog bewertet. Hier gilt:
Positive Beobachtungen (= Stärke),
Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
Verbesserungsmöglichkeiten (= Chance).
Auditoren sollten dabei konsequent Stärken würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten festlegen, denn nur wenn Verbesserungspotenziale auch wirklich identifiziert werden, bringen diese dem Unternehmen langfristigen Nutzen!
Planen und steuern Sie Ihre Internen Audits nach Qualitätsmanagement Norm ISO 9001:2015 jetzt ganz einfach mit i:solution und kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Angebot!