Die Wichtigkeit des Dokumentenmanagement für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement
Wer sollte ein Dokumentenmanagement einführen und leben?
Jedes Unternehmen kennt es und jedes Unternehmen muss sich damit auseinandersetzen – das Dokumentenmanagement. Egal ob man selbstständig ist, ein Start-Up oder eine KMU führt. Selbst die großen Konzerne kommen um das Führen eines Dokumentenmanagements nicht herum. Denn jedes Unternehmen hat verschiedenste Dokumente im Umlauf und Einsatz.
Das Managen von intern vorhandenen Dokumenten ist hier nur die eine Sache. Wenn man ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 aufbauen möchte, kommt man um ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement nicht drum herum.
Dokumentenmanagement nach ISO 9001:2015
In der Norm ISO 9001:2015 wird im Kapitel 7.5 “Dokumentierte Informationen” verschiedene Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Unter der Dokumentierte Information wird hierbei jede Form von Dokumenten oder Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen oder anderen Formularen verstanden.
Was wir vom Dokumentenmanagement gefordert?
Manch einer denkt, es wäre ausreichend, wenn die von der ISO 9001:2015 geforderten Dokumente vorhanden sind. Doch es wird einiges mehr gefordert. Die vorhandenen Dokumente müssen aktiv verwaltet werden. Doch was gehört alles dazu? Die Dokumente sollten entsprechend beschrieben, überprüft und genehmigt, sowie innerhalb des Unternehmens an verantwortliche Mitarbeiter gelenkt werden.
Die wichtigsten Informationen sind unter anderem der Titel, der Autor, das Datum der Anlage/Revisionierung, eine Dokumentennummer sowie eine Versionsnummer. Falls es sich um eine Revision handelt, sollte die Änderungen des Dokumentes als Kommentar in der Änderungshistorie aufgenommen und verfügbar sein.
Ihre Dokumente geordnet, revisioniert und aktualisiert
Zudem sollen Dokumente vor Manipulation oder versehentlichen Änderungen geschützt und einem Freigabeprozess unterstellt sein. I:solution bietet hier das passende Dokumentenmanagement-Tool, womit dieser Prozess fast automatisch erfolgen kann.
Man kann zwischen einer 2-stufigen oder 3-stufigen Freigabe auswählen. Das Dokument wird 1. Erstellt, 2. zur Prüfung an ausgewählte und qualifizierte Prüfer gesendet und nachdem die Prüfung erfolgreich war, wird das Dokument 3. Zur Freigabe an bestimmte Freigeber weitergeleitet, welche das Dokument dann freigeben. Dieser Genehmigungsprozess von Dokumenten wird für eine spätere Nachvollziehbarkeit dokumentiert. Bei der 2-stufigen Freigabe wird der 2. Schritt übersprungen. Die Erstellung und Revisionierung von Dokumenten unterliegt somit einem erheblichen Dokumentationsaufwand.
Nach der Dokumentenanlage bzw. einer Revisionierung, müssen die freigegebenen Dokumente am Ort der Verwendung, also am Arbeitsplatz der Mitarbeiter, in einem entsprechenden Format zur Verfügung gestellt werden. Damit diese Dokumente die richtigen Mitarbeiter erreichen, bedarf es einer Dokumentenlenkung, welche man ebenfalls über das Dokumentenmanagement Modul in i:soluiton einfach verwalten und steuern kann.
Mitarbeiter können in i:solution jederzeit, ortsunabhängig auf einen Webviewer zugreifen, welcher auf dem Dashboard des Mitarbeiters neue Dokumente anzeigt, die an den entsprechenden Mitarbeiter gelenkt wurden. Über dieses Dashboard können die Dokumente dann aufgerufen werden und der Mitarbeiter sendet im Anschluss seine Lesebestätigung. Diese wird ins System reportet und somit hat das Unternehmen eine lückenlose Dokumentation über die Kenntnisnahme der gelenkten Dokumente.
Viele weitere Managementsysteme wie zum Beispiel die ISO 14001, ISO 13585 oder die ISO 27001 stellen ähnliche oder identische Anforderungen an das Dokumentenmanagement.
Mit Dokumentenmanagement Ordnung schaffen
Um also einem Durcheinander aus wichtigen Dokumenten und deren Revisionen zu entgehen, bietet es sich an eine Qualitätsmanagementsoftware wie i:solution einzusetzen.
Das Dokumentenmanagement ist direkt über das System abgebildet. Es gibt nur ein gültiges Dokument, wo jeder weiß, dass dieser Revisionsstand der aktuelle ist. Alte Revisionsstände von Dokumenten werden automatisch ungültig gemacht. Den Mitarbeitern werden somit über den Webviewer nur die relevanten Dokumente zur Verfügung gestellt.
Erfüllen Sie die Anforderungen der ISO 9001:2015
Durch die automatische Revisionierung, Archivierung und Verteilung von qualitätsbezogenen Dokumenten erfüllen Sie mit i:solution vollständig die Normanforderungen der ISO 9001:2015.
Die strukturierte Ablage von Einzeldateien innerhalb von i:solution reduziert Ihren Verwaltungs- und Pflegeaufwand auf ein Minimum. Ihre Mitarbeiter finden alle erforderlichen Dokumente und Anweisungen für anstehende Aufgaben mit Hilfe der komfortablen Such- und Filterfunktion schnell und zuverlässig. Worauf warten Sie also noch? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular für ein individuelles Angebot. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
